রোটার‍্যাক্ট বিশ্বের সর্ববৃহৎ আন্তর্জাতিক যুব সংগঠন। এই সংগঠনটির গঠনতন্ত্র ও বিধি আন্তর্জাতিক ভাবে স্বীকৃত। মূলত Rotaract Statement Of Policy, Standard Rotaract Club Constitution, Standard Rotaract Club Bylaws হলো রোটারেক্ট ক্লাবের ভিত্তি। 

কোনো ক্লাব চাইলে Standard Club Bylaws এ কিছু সংযোজন করতে পারে তবে Rotaract Club Constitution কিংবা Rotary Code Of Policies এর সাথে সাংঘর্ষিক কোনো কিছু গ্রহণযোগ্য হবেনা। সকল রোটারেক্ট ক্লাব রোটারি ইন্টারন্যাশনাল কর্তৃক প্রদত্ত Standard Constitution, Policy যাবতীয় নিয়মকানুন পালনে বদ্ধপরিকর। এবং প্রত্যেকটি ক্লাবের নিজ গঠনতন্ত্র থাকা আবশ্যক, খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন।  

Standard Rotaract Club Constitution হচ্ছে এই সংগঠনের মুল গঠনতন্ত্র, কোন ক্লাব চাইলেই এই গঠনতন্ত্র পরিবর্তন, সংযোজন , বিয়োজন করতে পারবে না, Standard Rotaract Club Constitution পরিবর্তন করতে হলে রোটারি ইন্টারন্যাশনাল বোর্ড অব ডিরেক্টরের মেজরিটি ভোটের মাধ্যমে সংশোধনী পাস হলেই কেবল এটি পরিবর্তন সম্ভব। 

ROLE OF BOARD OF DIRECTORS

President:

As the club leader, the president helps members develop as leaders and works to ensure that the club's professional and leadership development activities and community and international service projects are successfully promoted and completed.

Under the leadership of the Rotaract club president, club members plan professional development activities, leadership training, community and international service projects, fundraisers, and social events.

Responsibilities:

• Identifies members' skills and interests and puts them to work in club projects

• Maintains club operations, delegating responsibilities and establishing meeting schedules

• Develops a plan for the year as early as possible

• Presides over all meetings of the club and its board of directors (following parliamentary procedure may help to keep discussion relevant)

• Appoints all standing and special committees, with board approval, and follows up on committee progress with the help of the vice president

The president should maintain regular communication with:

• Sponsoring Rotary club through joint activities and meetings

• District Rotaract representative through club participation in district activities and meetings

• Rotary International through participation in the Rotaract Preconvention Meeting and annual reporting

To help facilitate communication, the above groups should also receive the club's bulletin or newsletter featuring the outstanding Rotaract club projects or activities.

Immediate Past President

The Immediate Past President (IPP) remains on the board the year immediately following their tenure as President to ensure continuity in leadership and act as an advisor to the new President and board. The IPP serves in this capacity even if they reach the age of 30 during their year as President.

Vice President

The club vice president can serve more effectively by understanding the year's goals, projects, and activities, and being well versed in community and Rotary resources. To that end, it is important that the club president and vice president work together as a team.

Responsibilities:

• Presides at all meetings when the president is absent and serves on the board of directors and as an ex-officio member of all committees.

• Acts as the "officer at large," responsible for all assignments that are designated by the president.

• Liaises with the district committees whenever required

• Assists the president in ensuring the club meets any required deadlines

A well-organized and responsible vice president is often the key to a successful Rotaract year. The vice president can reduce the administrative load, allowing time for the president to develop new and exciting club projects and activities.

Secretary

Responsibilities:

• Handles the club's communication with the public through correspondence to the Rotary club sponsor(s), outside agencies, prospective members, Rotary International, and other Rotaract clubs

• Maintains all club records

• Takes the minutes for all board and club meetings (when necessary)

• Sends the Notice of Rotaract Alumnus (Potential Rotarian) form to the secretary of sponsoring Rotary club once members reach the Rotaract age limit of 40

• Assists the president in ensuring the club meets any required deadlines

Special requirements:

• Must be very detail-oriented and organized

• Must have good communication skills

• Ability to multi-task and meet deadlines

 Treasurer

As the collector and disburser of club funds, the treasurer is responsible for the club's solvency and financial stability. In preparing for this assignment, the treasurer should meet with the previous treasurer and consult the sponsoring Rotary club treasurer and a certified accountant.

Responsibilities:

• Chairs the finance committee

• Works with the board of directors to develop the annual budget

• Collects dues and all funds raised by the club

• Pays all club bills and reimbursements for club expenses

• Reports the club's financial status at each meeting

• Have the books audited at the end of the fiscal Year

ROTARACT CLUB COMMITTEES AND DIRECTORS:

The four Avenues of Service of Rotaract are Club Service, Community Service, Professional Development and International Service, which form the base of the committees in each Rotaract club.

The committees are vital in effectively carrying out the activities of the Rotaract club and the committee of each avenue is chaired by a Committee Director who has been elected from among the members in good standing, while the President may appoint the chairs of any special committees formed. The Treasurer normally serves as the chair of the Finance Committee, although this is not always the case.

In addition, the responsibilities in relation to their particular avenue, ALL Committee Directors are responsible for:

• reviewing suggestions and developing plans for the club's annual project(s)

• taking a leadership role in facilitating programs and projects related to their avenue

• coordinating all activities and projects undertaken by his/her committee

• present the board with plans and objectives of all committee projects for approval

• preparing a budget for all projects to be presented to the board

• provide regular reports of all projects to the President and Secretary provide the Treasurer with receipts of all expenses incurred during a project

• act as a liaison between the President and by extension the board, and the members of his/her committee

Committees should meet at least once a month to discuss plans and activities and share them with the president. All committee activities and expenses are subject to board approval.

Club Service

• Develops strategies for membership development and retention

• Monitors attendance

• Oversees the production and distribution of the club bulletin

• Plans fellowship activities for the membership

International service

• Primarily responsibility for seeking opportunities to enhance knowledge and understanding of worldwide needs and problems

• Developing activities to give service for promoting international understanding and goodwill toward all people.

• Responsible for initiating and planning one major activity each year which shall involve all or most of the club membership.

Community Service

• Primarily responsible for seeking opportunities to enhance knowledge and understanding of local community needs and problems

• Formulating and developing appropriate activities for serving the local community

• Responsible for initiating and planning one major activity each year which shall involve all or most of the club membership.

Professional Development

• Reviews suggestions and develop plans to provide opportunities for professional development for the club's membership

• Develop programs designed to provide information about a wide cross-section of businesses and professions

• Develop programs to stimulate awareness and acceptance of high ethical standards in business and professional life.

Finance

• Devise ways and means of financing any and all club activities requiring funds, in cooperation with the appropriate committee.

Foundation

• Promotion and information sharing about TRF, Global Grand, with everyone, encouraging members to contribute funds to the rotary foundation.

প্রতিটি রেগুলার মিটিং করার সপ্তাহ/দিন পূর্বে ক্লাব থেকে নোটিস প্রদান করা হয়ে থাকে, সেটা যদি ক্লাবের লেটারহেডের মাধ্যমে ইমেইল বা সামাজিক গ্রুপের মাধ্যমে জানানো হয় তাহলে, ক্লাবটি প্রফেশনালিজমের দিক থেকে আরও এগিয়ে থাকবে।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

প্রতিটি বোর্ড মিটিং করার সপ্তাহ/দিন পূর্বে ক্লাব থেকে নোটিস প্রদান করা হয়ে থাকে সকল বোর্ড মেম্বারকে, সেটা যদি ক্লাবের লেটারহেডের মাধ্যমে ইমেইল বা সামাজিক গ্রুপের মাধ্যমে জানানো হয় তাহলে, ক্লাবটি প্রফেশনালিজমের দিক থেকে আরও এগিয়ে থাকবে।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

একটি রেগুলার মিটিং পরিচলনার জন্য মিটিং এজেন্ডা তৈরি করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, মিটিং পরিচালনার পূর্বে মিটিং এজেন্ডা বাস্তবায়ন করা থাকলে একটি মিটিং শৃঙ্খলা পূর্ণ ভাবে সমাপ্ত করা সম্ভব।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

সেক্রেটারির তৈরি কৃত মিটিং এজেন্ডাটি বাস্তবায়ন করায় মূলত  মিটিং সিডিউল, যা সভাপতি প্ররিচালনা করবেন। খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

একটা মিটিং বা সভা চলাকালে যেসকল ঘটনাগুলো ঘটে বা যেসকল তথ্যের আদান প্রদান হয়, সেসকল তথ্যের লিখিত রেকর্ড বা সংকলনই হল মিটিং মিনিটস। এটি মূলত তাদের জন্য যারা মিটিং এ উপস্থিত থাকতে পারেন নি বা উপস্থিত ছিলেন না। যারা উপস্থিত ছিলেন না, তারা যেন পরবর্তিতে মিটিং এ কি কি বিষয় নিয়ে আলোচনা হয়েছে, কোন কোন বিষয়ে কি কি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে এসকল বিষয়ে ধারনা পেতে পারে, সেটি জানানোর জন্যই মূলত মিটিং মিনিটস ব্যবহার করা হয়।  এবং মিটিং মিনিটস লিখা ও পরবর্তী মিটিং  সেই মিটিং টি পাস করা আবশ্যক একটি ক্লাবের জন্য। 

মিটিং মিনিটস লিখার জন্য বিশেষ কোন কৌশল নেই। তবে কিছু কিছু বিষয় অবশ্যই অনুসরন করা যেতে পারে। যার ফলে আপনার মিটিং মিনিটস পরবর্তীতে যিনি পড়বেন তার কাছে সহজ বোধ্য হবে। আমি এই ডকুমেন্টে সেই পয়েট গুলই উল্লেখ করেছি। খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

একটি মিটিং, বা প্রোগ্রাম সার্জেন্ট রিপোর্ট প্রদান করা খুব গুরুত্বপূর্ণ, এটির মাধ্যমে একটি ক্লাবে এক্টিভ মেম্বার বিবেচনা ও সদস্য পদ লোপ বা বৃদ্ধি পাচ্ছে কিনা তা বোঝা যায়, পাশাপাশি একটি মিটিং এ নির্ধারিত শতাংশ (যেমন ৬০ শতাংশ) উপস্থিতি হয়েছে কিনা তা এই রিপোর্ট এর মাধ্যমে জানা সম্ভব।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত  তথ্যগুলো পুরন করে খুব সহজে তৈরি করে ফেলতে পারবেন আপনার ক্লাবের সার্জেন্ট রিপোর্ট। 

লেটারহেড বিনিময় হল ২ টি ক্লাবের মধ্যে একটি বন্ধন প্রতিষ্ঠার প্রতীক এবং একটি  দৃঢ় বন্ধুত্বের প্রবেশদ্বার। তারা ভবিষ্যতে যৌথ ফেলোশিপ প্রোগ্রাম, সভা এবং মতবিনিময় করবে বলে প্রতিশ্রুতি দিয়ে লেটারহেড বিনিময় কার্যক্রম করা হয়ে থাকে, এটি দেশ ও দেশের বাইরে সব যায়গাতে বিনিময় করা যায়, খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

কোনও আপত্তি নেই তা প্রতিষ্ঠিত করার পাশাপাশি একটি সদস্যার ক্লাব পরিবর্তন ও সদস্যপদ সমাপ্তির ক্ষেত্রে এটি প্রয়োজন হয়, এছাড়াও অনেক ক্লাবে ইলেকশন করার পূর্বে এটি প্রদান বাধ্যতামূলক থাকে, ক্লাবের ফান্ড রিলেটেড ও আঁচার ব্যবহার ও পারিপার্শ্বিক আরও কিছু দিক বিবেচনা করে এটি প্রদান করা যেতে পারে , খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

তহবিল বা মেম্বারশিপ ফি জনিত কোনও আপত্তি নেই তা প্রতিষ্ঠিত করার পাশাপাশি একটি সদস্যার ক্লাব পরিবর্তন ও সদস্যপদ সমাপ্তির ক্ষেত্রে এটি প্রয়োজন হয়, এছাড়াও অনেক ক্লাবে ইলেকশন করার পূর্বে এটি প্রদান বাধ্যতামূলক থাকে, খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

কোন সদস্য এক্স রোটার‍্যাক্টর হয়ে গেলে বা তার সদস্য পদের মেয়াদ উত্তীর্ণ হয়ে গেলে, পরবর্তীতে এই ক্লাবের প্রাপ্তন সদস্যের প্রমান স্বরূপ এটি ব্যবহার হয়ে থাকে। খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

একটি স্বনামধন্য শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে উচ্চশিক্ষা বা চাকরি নিতে কে না চায়,  আর এই উচ্চ শিক্ষা বা চাকরি নেয়ার ক্ষেত্রে রিকমেন্ডেশন লেটার এর গুরুত্ব অনেকখানি। এই লেটার ছাড়া  বিদেশের ভালো কোনো শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে আন্ডার গ্রাজুয়েশন, পোস্ট গ্রাজুয়েশন বা ডক্টরেট ডিগ্রি অর্জনের জন্য আবেদন করতে পারবে না। কো কারিকুলাম এক্টিভিটির প্রমান স্বরূপ একটি ক্লাবের রিকমেন্ডেশন লেটার অনেক গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকা পালন করতে পারে। অনেক বিশ্ববিদ্যালয়ের কালচারাল এক্সচেঞ্জ প্রোগ্রাম গুলোর ক্ষেত্রে এই লেটার বিশেষ ভুমিকা পালন করে।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

লেটারহেড হচ্ছে একটি ক্লাবের নিজস্ব সিম্বল বা প্রতীক যার মাধ্যমে সেই  ক্লাবের পরিচয় ফুটে ওঠে, যেমনটি লোগো দেখলে বোঝা যায়। একটি ক্লাব কতটুকু প্রফেশনাল সেটা আমরা বিচার করি তার লেটারহেড ও লোগোর মাধ্যমে। লেটারহেড যদি ঠিক না হয়, কালার যদি পারফেক্ট না হয় তাহলে আপনার ক্লাবের ব্রান্ডিং করতে অনেক সমস্যার সম্মুখীন হবেন। খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ছবিটি ডাউনলোড করে ওয়ার্ড ফাইলে বসিয়ে করে ফেলতে পারেন আপনার ক্লাবের লেটারহেড। 

একটি মিটিং এ মেম্বার সংখ্যা লিস্ট থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণম  এটির মাধ্যমে একটি ক্লাবে এক্টিভ মেম্বার বিবেচনা ও সদস্য পদ লোপ বা বৃদ্ধি পাচ্ছে কিনা তা বোঝা যায়, পাশাপাশি একটি মিটিং এ নির্ধারিত শতাংশ (যেমন ৬০ শতাংশ) উপস্থিতি হয়েছে কিনা তা এই রিপোর্ট এর মাধ্যমে জানা সম্ভব।  খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

একটি ক্লাবে প্রতি মিটিং এ ভিজিটর সংখ্যা জানা ও পরবর্তীতে তাদের শুভেচ্ছা ও ধন্যবাদ জানানোর ক্ষেত্রে এটি খুব কার্যকর, খুব সহজে ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে আপনার ক্লাবের কাঙ্খিত নথিটি তৈরি করে ফেলুন। 

আপনার ক্লাবের নামে একটি ব্যাংক একাউন্ট প্রয়োজন, এবং আপনারা বাংক একাউন্ট খুলতে চান, তার জন্য প্রথমে বার্ডের মাধ্যমে একটি রেজুলেসন পাস করিয়ে নিতে হবে, এখানে একটি আদর্শ বোর্ড রেজুলেসন যুক্ত করা হয়েছে যেখানে একটি ক্লাবের জন্য নতুন ব্যাংক একাউন্ট খোলার ক্ষেত্রে প্রয়োজন হবে, খুব সহজে পাশের ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে প্রয়োজনীয় তথ্য গুলো বসিয়ে সহজে শুরু করতে পারেন আপনার ক্লাবের ব্যাংক একাউন্ট এর প্রক্রিয়া। 

বোর্ডের মাধ্যমে ব্যাংক একাউন্ট খোলার রেজুলেসন পাস করার পর প্রয়োজন হবে যে ব্যাংক এ একাউন্ট খুলবেন তার ব্রাঞ্চ ম্যানেজার বরাবর একটি দরখাস্ত করা, পাশাপাশি কিছু প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট, খুব সহজে পাশের ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে প্রয়োজনীয় তথ্য গুলো বসিয়ে সহজে শুরু করতে পারেন আপনার ক্লাবের ব্যাংক একাউন্ট এর প্রক্রিয়া। 

আপনার ক্লাবের একটি ব্যাংক একাউন্ট আছে, নতুন রোটারি বছরে নতুন কমিটির কাছে আপনাকে হস্তান্তর করতে হবে, তার জন্য প্রথমে প্রয়োজন হবে ব্যাংক রেজুলেসন, খুব সহজে পাশের ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে প্রয়োজনীয় তথ্য গুলো বসিয়ে সহজে শুরু করতে পারেন আপনার ক্লাবের ব্যাংক একাউন্ট এর সিগনেচার পরিবর্তন এর প্রক্রিয়া।

সিগ্নেটরি চেঞ্জ এর রেজুলেসন পাস হবার পরবর্তীতে আপনার যে ব্যাংককে একাউন্ট আছে, সেই ব্যাংক এর একাউন্ট ম্যানেজার বরাবর দরখাস্ত করতে হবে ব্যাংক সিগ্নেটরি পরিবরতনের জন্য, খুব সহজে পাশের ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি ডাউনলোড করে প্রয়োজনীয় তথ্য গুলো বসিয়ে সহজে শুরু করতে পারেন আপনার ক্লাবের ব্যাংক একাউন্ট এর সিগনেচার পরিবর্তন এর প্রক্রিয়া।

একটি মেম্বারের পক্ষে অনেক সময় প্রতিটা মিটিং এ উপস্থিত থাকা সম্ভব হয়না, সেই ক্ষেত্রে একই দিনে বা ভিন্ন দিনে যদি কোন মেম্বার ভিন্ন কোন ক্লাব পরিদর্শন করেন তাহলে, তার অনুপুস্থিত থাকা মিটিং এর মেক আপ হিসাবে এটি বিবেচিত হবে। 

সহজ করে দিচ্ছি, ধরুন আপনি আপনার ক্লাবের একটি মিটিং এ উপস্থিত থাকতে পারলেন না, পরবর্তীতে আপনার নিকটস্থ ও সুবিধা অনুযায়ী ভিন্ন একটি ক্লাব পরিদর্শন করলেন, সেই ক্লাবের সন্মানিত সেক্রেটারি আপনাকে একটি মেকআপ কার্ড প্রদান করবেন, সেটি আপনি আপনার ক্লাবের সন্মানিত সেক্রেটারি মহোদয় কে প্রদানের মাধ্যমে আপনার অনুপস্থিত থাকা মিটিংটির ক্রেডিট হিসাবে যুক্ত হবে, এবং আপনার উপস্থিতি বিবেচিত হবে। 

যে কোন প্রতিষ্ঠানের/ সংগঠনের সাধারন পরিচয় এর বৈধতা হচ্ছে তার মেম্বারশিপ কার্ড, একটি ক্লাবের  নিজস্ব পরিচয় পত্র থাকা মানে ব্রান্ডিং এর ক্ষেত্রে এক ধাপ এগিয়ে। এবং বাইরের প্রোগ্রাম ও মিটিং গুলতে নিজস্ব ক্লাবের পরিচয় পত্র বহন করলে খুব সহজে চেনা যায় ও ক্লাব ব্রান্ডিং এ এনে দেই এক নতুন মাত্রা।  

স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং কি? 

স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে একটি ক্লাবের দিক নির্ধারণ করার এবং তাদের ক্লাবের লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য চিহ্নিত করার প্রক্রিয়া। স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং এমনভাবে তৈরি করা হয় যেন লক্ষ্য সাধনের জন্য পদক্ষেপ নির্ধারণ করা, সেই অনুযায়ী কাজ করা, ও তা বাস্তবে রূপদান করা যায়।   স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং ৩ থেকে ৫ বা ৫ থেকে ১০ বছর মেয়াদী হতে পারে। এক কথায় স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং হচ্ছে একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে গোল নির্ধারণ করা হয় ও লক্ষ্য অর্জনের তাকে বাস্তবে রূপদান করে।